Tämä selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä (Corporate Governance Statement) on laadittu Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodin Suositus 54:n ja arvopaperimarkkinalain 2 luvun 6 §:n mukaisesti, ja se annetaan hallituksen toimintakertomuksesta erillisenä.
Oriola-KD Oyj (jatkossa ”Oriola-KD” tai ”yhtiö”) noudattaa yhtiöjärjestyksen, Suomen osakeyhtiölain ja arvopaperimarkkinalain määräyksiä. Lisäksi yhtiö noudattaa NASDAQ OMX Helsingin Pörssin, jossa se on listattuna, sääntöjä sekä Finanssivalvonnan määräyksiä. Yhtiön pääkonttori sijaitsee Espoossa.
Oriola-KD noudattaa Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia sillä poikkeuksella, että yhtiön nimeämisvaliokuntaan voi kuulua muitakin kuin yhtiön hallituksen jäseniä. Poikkeaminen on perusteltu jäljempänä nimeämisvaliokuntaa koskevassa osiossa. Yhtiö ilmoittaa hallinnointikoodin edellyttämät tiedot myös yhtiön internetsivuilla www.oriola-kd.com. Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodi 2010 on saatavissa julkisesti internetosoitteesta www.cgfinland.fi.
Oriola-KD laatii konsernitilinpäätöksen ja osavuosikatsaukset kansainvälisten EU:n hyväksymien IFRS -raportointistandardien, arvopaperimarkkinalain ja soveltuvien Finanssivalvonnan standardien sekä NASDAQ OMX Helsingin pörssin sääntöjen mukaisesti. Hallituksen toimintakertomus ja emoyhtiön tilinpäätös on laadittu Suomen kirjanpitolain ja kirjanpitolautakunnan ohjeiden ja lausuntojen mukaisesti. Tilintarkastuskertomus kattaa hallituksen toimintakertomuksen, konsernitilinpäätöksen ja emoyhtiön tilinpäätöksen.
Toimielimet
Yhtiön johtamisesta vastaavat yhtiökokous, hallitus ja toimitusjohtaja, joiden tehtävät määräytyvät pääosin Suomen osakeyhtiölain ja arvopaperimarkkinalain mukaisesti. Yhtiön johtaminen ja hallinto perustuvat lisäksi yhtiökokouksen ja yhtiön tekemiin päätöksiin.
Yhtiökokous
Yhtiökokous on yhtiön ylin päättävä elin. Yhtiökokouksessa osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen mukaisesti. Yhtiökokous päättää sille osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen mukaan kuuluvista asioista. Yhtiökokouksen kutsuu koolle hallitus. Varsinainen yhtiökokous on yhtiöjärjestyksen mukaisesti pidettävä vuosittain hallituksen määräämänä päivänä toukokuun loppuun mennessä. Ylimääräinen yhtiökokous voidaan kutsua koolle siten kuin osakeyhtiölaissa on säädetty. Kutsu yhtiökokoukseen on yhtiöjärjestyksen mukaan aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään kaksikymmentäyksi päivää ennen yhtiökokousta julkaistava yhdessä pääkaupungin päivälehdessä. Kutsu on kuitenkin julkaistava vähintään yhdeksän päivää ennen yhtiökokouksen täsmäytyspäivää. Oriola-KD julkaisee yhtiökokouskutsun myös pörssitiedotteena sekä kotisivuillaan internetissä. Oriola-KD:n kotisivuilla julkaistaan myös yhtiökokoukselle esitettävät asiakirjat ja päätösesitykset. Yhtiökokouskutsu sisältää ehdotuksen kokouksen esityslistaksi.
Varsinainen yhtiökokous päättää muun muassa tilinpäätöksen vahvistamisesta, voitonjaosta, vastuuvapaudesta vastuuvelvollisille sekä hallituksen jäsenten, hallituksen puheenjohtajan ja tilintarkastajan valinnasta sekä näiden palkkioista. Yhtiökokous päättää myös yhtiöjärjestyksen muuttamisesta. Muutos edellyttää, että sitä on kannattanut vähintään 2/3 annetuista äänistä ja edustetuista osakkeista.
Yhtiökokouksessa A-osake tuottaa 20 ääntä ja B-osake yhden äänen. Osakkeenomistaja ei saa äänestää suuremmalla äänimäärällä kuin 1/20 yhtiökokouksessa edustettujen eri osakelajeihin kuuluvien osakkeiden yhteenlasketusta äänimäärästä. Tämän yhtiöjärjestysmääräyksen muuttaminen edellyttää, että päätöstä on kannattanut 4/5 annetuista äänistä ja edustetuista osakkeista.
Osakkeenomistajalla on lain mukaan oikeus saada yhtiökokoukselle osakeyhtiölain mukaan kuuluva asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi, jos hän vaatii sitä kirjallisesti hallitukselta niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun. Vaatimuksen katsotaan aina tulleen riittävän ajoissa, jos hallitukselle on ilmoitettu vaatimuksesta viimeistään neljä viikkoa ennen kokouskutsun toimittamista.
Yhtiökokouksessa ovat läsnä hallituksen puheenjohtaja, riittävä määrä hallituksen ja sen valiokuntien jäseniä, toimitusjohtaja ja tilintarkastaja. Hallituksen jäseniksi ensimmäistä kertaa ehdolla olevan henkilön tulee olla läsnä valinnasta päättävässä yhtiökokouksessa, jollei hänen poissaololleen ole painavia syitä.
Varsinainen yhtiökokous 2011
Oriola-KD Oyj:n 6.4.2011 pidetty varsinainen yhtiökokous vahvisti tilinpäätöksen ja myönsi hallituksen jäsenille sekä toimitusjohtajalle vastuuvapauden 31.12.2010 päättyneeltä tilikaudelta. Yhtiökokouksen päätösten mukaisesti yhtiö maksoi osinkona 31.12.2010 päättyneeltä tilikaudelta 0,05 euroa osaketta kohden ja pääomanpalautuksena 0,13 euroa osaketta kohden.
Yhtiökokous valtuutti hallituksen päättämään lisäosingon jakamisesta voittovaroista ja/tai varojen jakamisesta vapaan oman pääoman rahastoista tai molemmista yhdessä enintään 0,10 euroa osaketta kohden. Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka.
Yhtiökokous valtuutti hallituksen päättämään enintään viidentoistamiljoonan yhtiön oman B-osakkeen hankkimisesta myös muutoin kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa. Valtuutus on voimassa enintään kahdeksantoista kuukautta yhtiökokouksen päätöksestä lukien.
Yhtiökokous valtuutti hallituksen päättämään maksullisesta osakeannista yhdessä tai useammassa erässä, sisältäen oikeuden antaa uusia tai luovuttaa yhtiön hallussa olevia omia B-osakkeita. Valtuutus käsittää yhteensä enintäänviisitoistamiljoonaa yhtiön B-osaketta ja sisältää oikeuden poiketaosakkeenomistajille kuuluvasta merkintäetuoikeudesta. Valtuutus on voimassakahdeksantoista kuukautta yhtiökokouksen päätöksestä lukien.
Kaikki varsinaisen yhtiökokouksen 2011 päätökset ovat nähtävillä yhtiön internetsivuilla www.oriola-kd.com
Hallitus
Yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä huolehtii hallitus. Hallituksen tehtävänä on ohjata ja valvoa yhtiön toimintaa lain ja yhtiöjärjestyksen mukaan. Hallitus myös varmistaa hyvän hallinnointi- ja ohjausjärjestelmän noudattamisen Oriola-KD-konsernissa.
Yhtiökokous valitsee hallituksen jäsenet. Hallitukseen kuuluu yhtiöjärjestyksen mukaan vähintään viisi ja enintään kahdeksan jäsentä. Hallituksen toimikausi päättyy valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Henkilöä, joka on täyttänyt 67 vuotta, ei voida valita hallituksen jäseneksi. Hallituksen puheenjohtajan valitsee yhtiökokous. Hallituksen varapuheenjohtajan valitsee hallitus keskuudestaan.
Yhtiön nimeämisvaliokunnan suositus hallitukselle ehdotukseksi hallituksen kokoonpanoksi ja palkkioiksi ilmoitetaan yhtiökokouskutsussa. Yhtiö ilmoittaa internet-sivuillaan hallituksen jäsenehdokkaiden henkilötiedot.
Hallituksen työjärjestys sisältää luettelon tärkeimmistä hallituksessa käsiteltävistä asioista. Tämän mukaisesti hallitus muun muassa vahvistaa yhtiön strategian, taloudelliset tavoitteet, budjetit, merkittävimmät investoinnit ja riskienhallinnan periaatteet. Hallitus valitsee ja erottaa yhtiön toimitusjohtajan. Oriola-KD:n hallitus toimii myös ns. konsernihallituksena. Hallitus käsittelee ja päättää kaikki merkittävimmät koko konsernin tai liiketoiminta-alueiden toimintaa koskevat asiat. Hallitus on myös hyväksynyt tarkastusvaliokunnan, palkitsemisvaliokunnan ja nimeämisvaliokunnan työjärjestykset.
Hallitus kokoontuu etukäteen sovitun aikataulun mukaisesti, minkä lisäksi hallitus kokoontuu tarvittaessa. Päätösasioiden lisäksi hallitukselle annetaan kokouksissa ajankohtaista tietoa konsernin toiminnasta, taloudesta ja riskeistä. Toimitusjohtaja, varatoimitusjohtaja ja lakiasiainjohtaja (joka toimii hallituksen sihteerinä) osallistuvat hallituksen kokouksiin. Johtoryhmän jäsenet osallistuvat kokouksiin hallituksen kutsusta. Kaikista kokouksista laaditaan pöytäkirja.
Hallitus toimikaudella 2011–2012
Yhtiön varsinainen yhtiökokous 6.4.2011 vahvisti Oriola-KD:n hallituksen jäsenmääräksi kahdeksan ja valitsi hallituksen jäseniksi seuraavat henkilöt:
- Olli Riikkala (s. 1951), hallituksen puheenjohtaja, Dipl.ins., ekonomi, MBA
- Outi Raitasuo (s. 1959) hallituksen varapuheenjohtaja, oikeustieteen kandidaatti, Master of Laws (LL.M), asianajaja
- Jukka Alho (s. 1952), Dipl.ins., toimitusjohtaja Itella Oyj,
- Harri Brade (s. 1969), Dipl.ins., MBA
- Per Båtelson (s. 1950), Dipl.ins., toimitusjohtaja Global Health Partner Plc
- Pauli Kulvik (s. 1951), Dipl.ins., MBA
- Ilkka Salonen (s.1955), valtiotieteiden maisteri, Septem Partners, osakas
- Mika Vidgrén (s. 1960)farmasian tohtori, dosentti, apteekkari
Hallitus valitsi samana päivänä järjestäytymiskokouksessaan hallituksen varapuheenjohtajaksi Outi Raitasuon.
Hallitus on arvioinut jäsentensä riippumattomuuden ja todennut, että kaikki jäsenet ovat riippumattomia yhtiöstä ja sen merkittävistä osakkeenomistajista. Hallitus on myös arvioinut toimintaansa ja työskentelytapojaan. Arvio toteutettiin käyttämällä ulkopuolista arvioijaa.
Vuonna 2011 Oriola-KD:n hallitus piti 14 kokousta, joista 2 puhelinkokousta. Hallituksen jäsenten kokouksiin osallistumisaste oli keskimäärin 92,1 %.
Hallituksen valiokunnat
Hallituksessa on tarkastusvaliokunta ja palkitsemisvaliokunta. Lisäksi yhtiöllä on nimeämisvaliokunta. Hallitus vahvistaa valiokuntien työjärjestykset. Valiokunnat ovat valmistelevia elimiä, jotka tekevät hallitukselle esityksiä toimialueeseensa kuuluvista asioista. Valiokuntien kokouksista pidetään pöytäkirjaa. Valiokunnat raportoivat toiminnastaan säännöllisesti hallitukselle. Valiokunnilla ei ole itsenäistä päätösvaltaa, vaan ne antavat käsiteltävänä olevasta asiasta suosituksensa hallitukselle.
Hallitus nimittää vuosittain varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen pidettävässä järjestäytymiskokouksessaan keskuudestaan tarkastus- ja palkitsemisvaliokuntien jäsenet ja puheenjohtajan. Yhtiön nimeämisvaliokunnan jäsenten nimittäminen on selostettu jäljempänä nimeämisvaliokuntaa koskevassa osiossa.
Tarkastus-, palkitsemis- ja nimeämisvaliokunnan lisäksi hallitus voi yksittäisissä tapauksissa perustaa valiokunnan valmistelemaan tapauskohtaista asiakokonaisuutta. Hallitus ei vahvista tällaisille valiokunnille työjärjestystä eikä ilmoita valiokunnan toimikautta, kokoonpanoa, kokousten lukumäärää tai jäsenten osallistumisastetta.
Tarkastusvaliokunta
Tarkastusvaliokunnan tehtävänä on edistää yhtiön toiminnan ja taloudellisen raportoinnin valvontaa. Sen tehtäviin kuuluu laaditun konsernitilinpäätöksen ja osavuosikatsausten ja niiden perusteiden tarkastelu yhdessä yhtiön päävastuullisen tilintarkastajan kanssa; tilikauden aikana suoritetussa valvontatarkastuksessa havaittujen valvontajärjestelmien puutteiden ja muiden tilintarkastajien raportoimien puutteiden tarkastelu yhdessä yhtiön päävastuullisen tilintarkastajan kanssa; tilikauden aikana suoritetussa sisäisessä tarkastuksessa havaittujen valvontajärjestelmän puutteiden ja muiden tarkastushavaintojen ja suositusten tarkastelu; valvontatarkastuksen ja sisäisen tarkastuksen toimintasuunnitelmien tarkastelu ja suositusten antaminen yhtiön johdolle koskien sisäisen tarkastuksen painopistealueita; yhtiön hallinnon valvonnan sekä riskienhallinnan asianmukaisuuden arviointi ja yhtiön kirjanpidon ja ulkoisen raportoinnin periaatteiden muutosten läpikäynti ennen niiden käyttöönottoa. Lisäksi tarkastusvaliokunnan tehtäviin kuuluu tilintarkastajan valintapäätöksen valmistelu; arvioida lakisääteisen tilintarkastajan ja tilintarkastusyhteisön riippumattomuutta ja erityisesti oheispalvelujen tarjoamista yhtiölle, sekä muut hallituksen valiokunnalle antamat tehtävät. Tarkastusvaliokunnassa on vähintään kolme jäsentä.
Vuonna 2011 tarkastusvaliokunta kokoontui 4 kertaa, ja jäsenten osallistumisaste kokouksiin oli 93,7 %.
6.4.2011 alkaen tarkastusvaliokunnan puheenjohtajana toimii Outi Raitasuo ja muina jäseninä Harry Brade, Ilkka Salonen sekä Mika Vidgrén. Tarkastusvaliokunnan jäsenet ovat riippumattomia yhtiöstä ja sen merkittävistä osakkeenomistajista.
Palkitsemisvaliokunta
Palkitsemisvaliokunta käsittelee ja valmistelee johdon ja henkilöstön palkitsemiseen ja johdon nimityksiin liittyviä kysymyksiä ja tekee näitä koskevia esityksiä hallitukselle. Valiokunnan tehtävänä on käsitellä, arvioida ja tehdä esityksiä Oriola-KD-konsernin johdon ja henkilöstön palkkausrakenteesta sekä palkitsemis- ja kannustinjärjestelmistä; seurata palkitsemisjärjestelmien toimivuutta sen varmistamiseksi, että johdon palkitsemisjärjestelmät edistävät yhtiön lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteiden saavuttamista; käsitellä ja valmistella muita johdon ja henkilöstön palkitsemiseen liittyviä kysymyksiä ja tehdä näitä koskevia esityksiä hallitukselle; sekä käsitellä ja valmistella sellaisia johdon nimityskysymyksiä, jotka tulevat hallituksen päätettäviksi. Palkitsemisvaliokunnassa on kolme jäsentä.
Valiokunta kokoontui 2 kertaa vuonna 2011, ja jäsenten osallistumisaste kokouksiin oli 83,4 %.
6.4.2011 alkaen valiokunnan puheenjohtajana toimii Olli Riikkala ja muina jäseninä Per Båtelson ja Pauli Kulvik. Palkitsemisvaliokunnan jäsenet ovat riippumattomia yhtiöstä ja sen merkittävistä osakkeenomistajista.
Nimeämisvaliokunta
Oriola-KD:n nimeämisvaliokunta on hallituksen perustama elin, jonka tehtävänä on valmistella ja antaa hallitukselle suositus varsinaiselle yhtiökokoukselle tehtävästä ehdotuksesta hallituksen kokoonpanoksi ja palkkioiksi. Hallitus on hyväksynyt valiokunnan työjärjestyksen.
Hallitus valitsee valiokunnan jäsenet vuosittain toimikaudeksi, joka kestää valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka. Hallitus valitsee yhden jäsenistä puheenjohtajaksi. Valiokunnan jäsenen ei tarvitse olla hallituksen jäsen. Tällä poikkeamisella listayhtiöiden hallinnointikoodista on haluttu mahdollistaa yhtiön merkittävien osakkeenomistajien valinta valiokuntaan ja siten heidän mielipiteensä esilletulo hyvissä ajoin ennen varsinaista yhtiökokousta.
Ennen valiokunnan jäsenten valintaa hallituksen puheenjohtaja järjestää tapaamisen, johon kutsutaan äänimäärän mukaan yhtiön 20 suurinta osakkeenomistajaa, jotka ovat varsinaista yhtiökokousta edeltävän lokakuun 1. päivänä rekisteröitynä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämän yhtiön osakasluettelon osakkeenomistajina. Tapaamisessa kuullaan suurimpien osakkeenomistajien näkemyksiä valiokunnan kokoonpanosta.
Nimeämisvaliokunta ilmoittaa hallitukselle valmistelemansa suosituksen varsinaiselle yhtiökokoukselle tehtävästä ehdotuksesta hallituksen kokoonpanoksi ja palkkioiksi viimeistään varsinaista yhtiökokousta edeltävänä helmikuun 1. päivänä. Nimeämisvaliokunta arvioi suosittelemiensa hallituksen jäsenehdokkaiden riippumattomuutta. Valiokunnan suosituksella ei ole vaikutusta hallituksen itsenäiseen päätöksentekovaltaan tai oikeuteen tehdä ehdotuksia yhtiökokoukselle.
Varsinaiseen yhtiökokoukseen 6.4.2011 päättyneelle toimikaudelle valittu nimeämisvaliokunta kokoontui 5 kertaa, ja jäsenten osallistumisaste kokouksiin oli 89,8 %.
Oriola-KD Oyj:n hallitus valitsi 3.11.2011 varsinaiseen yhtiökokoukseen 2012 päättyvälle toimikaudelle nimeämisvaliokunnan jäseniksi seuraavat henkilöt: Harry Brade, Timo Maasilta, Risto Murto, Olli Riikkala, Timo Ritakallio ja Into Ylppö. Valiokunnan puheenjohtajaksi valittiin Into Ylppö. Valiokunnan jäsenet ovat riippumattomia yhtiöstä.
Toimitusjohtaja ja varatoimitusjohtaja
Hallitus nimittää Oriola-KD:n toimitusjohtajan ja päättää hänen toimisuhteensa ehdoista. Yhtiön toimitusjohtajana toimii kauppatieteiden maisteri Eero Hautaniemi (s. 1965). Osakeyhtiölain mukaisesti toimitusjohtaja hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Lisäksi toimitusjohtaja huolehtii siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja että varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Toimitusjohtajan toimisopimuksen ehdot on määritetty kirjallisessa toimitusjohtajasopimuksessa.
Hallitus nimittää tarvittaessa varatoimitusjohtajan. Yhtiön varatoimitusjohtajana ja toimitusjohtajan sijaisena toimii talous- ja rahoitusjohtaja kauppatieteiden maisteri Kimmo Virtanen (s. 1968).
Konsernin johtoryhmä
Konsernin johtoryhmään kuuluvat konsernin emoyhtiön toimitusjohtaja puheenjohtajana sekä hallituksen nimeämät henkilöt. Konsernin johtoryhmään kuului vuoden 2011 lopussa viisi jäsentä mukaan lukien toimitusjohtaja, jolle johtoryhmän jäsenet raportoivat. Johtoryhmä kokoontuu säännöllisesti käsittelemään koko konsernia koskevia asioita. Johtoryhmä ei ole päätöksentekoelin vaan se avustaa toimitusjohtajaa konsernin strategian toteuttamisessa ja operatiivisessa johtamisessa sekä edesauttaa koko konsernia koskevan informaation välittymistä konsernin sisällä.
Ulkoinen tarkastus
Yhtiöllä on yksi tilintarkastaja, jonka tulee olla Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastaja valitaan vuosittain varsinaisessa yhtiökokouksessa toimikaudeksi, joka päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Tilintarkastajan tehtävänä on tarkastaa konsernin ja emoyhtiön tilinpäätös ja kirjanpito sekä emoyhtiön hallinto. Yhtiön tilintarkastaja antaa vuositilinpäätöksen yhteydessä osakkeenomistajille lain edellyttämän tilintarkastuskertomuksen ja raportoi säännöllisesti havainnoistaan hallituksen tarkastusvaliokunnalle.
Tilintarkastajaksi valittiin 6.4.2011 pidetyssä Oriola-KD Oyj:n varsinaisessa yhtiökokouksessa Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastusyhteisö PricewaterhouseCoopers Oy päävastuullisena tilintarkastajanaan KHT Heikki Lassila. Tilintarkastusyhteisö PricewaterhouseCoopers Oy:lle vuonna 2011 suoritetut palkkiot varsinaisesta tilintarkastuksesta olivat 310 000 euroa. Lisäksi maksettiin konserniyhtiöiden muusta konsultoinnista yhteensä 86 000 euroa.
Sisäinen tarkastus
Konsernilla ei ole omaa erillistä sisäisen tarkastuksen organisaatiota. Oriola-KD hoitaa sisäiseen tarkastukseen liittyviä tehtäviä antamalla erillisiä selvitys- ja tarkastustoimeksiantoja yhtiön tilintarkastusyhteisölle hallituksen tarkastusvaliokunnan vuosittain hyväksymän tarkastussuunnitelman mukaisesti.
Taloudelliseen raportointiin liittyvät riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan järjestelmät
Riskienhallintajärjestelmä
Riskienhallinnan tarkoitus on tukea konsernin tavoitteiden saavuttamista. Tavoitteita uhkaavat riskit on tunnistettava ja arvioitava, jotta niitä voidaan hallita.
Oriola-KD Oyj:n hallitus hyväksyy riskienhallintapolitiikan ja riskienhallinnan tavoitteet sekä ohjaa ja valvoo riskienhallinnan suunnittelua ja toteutusta. Hallituksen asettama tarkastusvaliokunta valvoo riskienhallintaa konsernissa.
Oriola-KD:n konsernijohdolla on operatiivinen vastuu riskienhallinnasta. Riskienhallinnan ja riskienhallinnan periaatteiden, kehittämisestä, koordinoinnista ja seurannasta vastaa konsernin riskienhallinnan ohjausryhmä, joka toimii konsernin varatoimitusjohtajan johtamana.
Oriola-KD:lla on käytössä riskienhallintamenettely, joka on sulautettu johtamisprosessiin ja sen eri elementteihin. Menettelyn tarkoitus on varmistaa kattava riskien tunnistaminen, arviointi, hallinta ja seuranta koko konsernissa. Se on kiinteä osa Oriola-KD:n suunnittelu ja johtamisjärjestelmää, päätöksentekoa, päivittäistä johtamista sekä seurantaa ja raportointia.
Riskienhallintamenettelyn periaatteet on kuvattu yllä. Liiketoiminnan suunnitteluvaiheessa tunnistetaan ja arvioidaan ne riskit, jotka voivat haitata ao. alueen tavoitteiden toteutumista. Riskienhallinta on myös olennainen osa konsernin strategiaprosessia.
Riskienhallintamenettely:
- käynnistyy riskien tunnistamisella
- arvioidaan riskien toteutumistodennäköisyys, jos mitään ehkäiseviä toimenpiteitä ei tehdä
- arvioidaan riskin toteutumisen seuraukset laskemalla kumulatiiviset rahalliset menetykset strategiajakson ajalta
- laaditaan riskienhallintasuunnitelma eli toimenpiteet joiden avulla riski voidaan välttää, riskin toteutumistodennäköisyyttä tai seurauksia lieventää
- riskienhallinta kytkeytyy osaksi säännöllistä johdon seurantaraportointia.
Vuosittain konsernin johtoryhmälle ja hallitukselle raportoidaan riskienhallintatilanteesta.
Valvontaympäristö
Oriola-KD:n sisäinen valvontajärjestelmä tukee konsernin strategian toteuttamista ja varmistaa säännösten noudattamisen. Sisäinen valvonta yhtiössä perustuu konsernirakenteeseen, jossa konsernin toiminnot on organisoitu liiketoiminta-alueisiin ja konsernitoimintoihin. Konsernitoiminnot antavat konsernitason ohjeistuksia, joissa määritellään puitteet ja raamit toiminnalle sekä vastuulliset henkilöt. Ohjeistukset liittyvät muun muassa kirjanpitoon, raportointiin, rahoitukseen ja investointeihin.
Valvontatoiminnot
Valvontatoiminnot ovat ohjeistuksia ja neuvoja, jotka auttavat varmistamaan kaikkien toimintojen hallinnan. Ne auttavat varmistamaan, että kaikki riskit, jotka liittyvät yhtiön tavoitteiden saavuttamiseen, pystytään tunnistamaan ja estämään. Valvontatoimintoja suoritetaan konsernin kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnossa. Näissä valvontatoiminnoissa tietojärjestelmillä on keskeinen merkitys. Tietojärjestelmät ovat tehokkaan sisäisen valvonnan kannalta kriittisen tärkeitä, sillä monet valvontatoimenpiteet perustuvat tietotekniikkaan.
Tiedotus ja viestintä
Tehokas tiedotus ja viestintä tukee taloudellisen raportoinnin luotettavuutta ja oikea-aikaisuutta esimerkiksi saattamalla taloudelliseen raportointiin liittyviä ohjeistuksia ja neuvoja mahdollisimman laajan joukon tietoon. Oriola-KD:n laskentamanuaali sisältää konserniyhtiöissä noudatettavat laskentatoimen ja taloudellisen raportoinnin ohjeet, jotka perustuvat kansainvälisiin IFRS-standardeihin. Konsernissa seurataan IFRS-standardien muutoksia ja laskentamanuaalia päivitetään muutosten astuttua voimaan. Manuaali tukee konsernin taloudelliselle raportoinnille asetettuja luotettavuusvaatimuksia.
Konsernitasoisen laskentamanuaalin lisäksi liiketoiminnoilla on tapauskohtaisesti vastaavia omia ohjeistuksia. Liiketoimintojen ohjeet ovat yhdenmukaisia konsernin laskentaohjeiden kanssa siten, että ristiriitaisuuksia ei ole.
Yhtiön sisäisillä verkkosivuilla julkaistaan säännöllisesti uusia ohjeistuksia. Henkilöstöllä on mahdollisuus antaa johdolle palautetta ja kertoa havaitsemastaan kyseenalaisesta toiminnasta anonyymisti yhtiön intranetin kautta. Konserniviestintä vastaa kaikesta ulkoisesta viestinnästä konsernin tiedotuspolitiikan mukaisesti.
Seuranta
Tuloksia seurataan kuukausiraportoinnin avulla konsernin johtoryhmässä ja liiketoiminta-alueiden kuukausittaissa liiketoimintakatsauksissa. Tämän lisäksi konsernin taloudellista tilannetta seurataan hallituksen kokouksissa. Tarkastusvaliokunta ja hallitus käyvät läpi osavuosikatsaukset ja tilinpäätöksen ennen niiden julkaisemista. Kuukausiraportoinnin seurannalla varmistetaan myös sisäisen valvonnan tehokkuus. Kukin liiketoiminta-alue vastaa oman liiketoimintansa valvonnan tehokkuudesta osana yleistä sisäistä valvontaa. Liiketoiminta-alue ja konsernin talousorganisaatio vastaavat taloudellisen raportoinnin prosessien arvioinnista. Arviointi pitää sisällään täsmäytyksiä ja analyyseja verrattuna budjetteihin ja arvioihin sekä erilaisiin taloudellisiin mittareihin.